Một buổi thuyết trình hoàn hảo không chỉ đơn giản là việc truyền tải thông tin. Nó cần làm sáng tỏ những thông tin phức tạp và đưa ra các lập luận mạnh mẽ. Tuy nhiên, có thể dễ dàng đi quá xa - hoặc không đủ - và đó là nơi mà vấn đề bắt đầu.
Hãy hình dung bạn đang xem một bài thuyết trình về chế độ ăn kiêng. Nếu người thuyết trình quá tập trung vào việc giải thích lý thuyết về cách cơ thể chuyển hóa thức ăn, họ có thể quên mất mục tiêu chính của mình: giúp khán giả hiểu rõ hơn về lợi ích của chế độ ăn kiêng. Điều này sẽ khiến khán giả cảm thấy bị mất phương hướng và họ sẽ không thể nắm bắt được thông tin quan trọng.
Ngược lại, nếu họ không cung cấp đủ thông tin hoặc cung cấp thông tin một cách sơ lược, người nghe cũng sẽ cảm thấy bị thiếu hụt. Đôi khi, một bài thuyết trình có thể giống như một câu chuyện mà người nghe chưa từng đọc trước đây - không biết điểm bắt đầu hay kết thúc.
Chúng ta nên nhớ rằng việc thuyết trình không chỉ là việc chia sẻ thông tin mà còn là việc xây dựng mối quan hệ với người nghe. Đó là việc tạo ra sự tương tác giữa người thuyết trình và người nghe.
Do đó, việc hiểu và điều chỉnh cân nhắc giữa việc thuyết trình quá nhiều hay không đủ rất quan trọng. Cân nhắc về thời gian, nội dung và phong cách thuyết trình có thể giúp bạn đạt được sự cân bằng cần thiết.
Ví dụ, một bài thuyết trình về việc sử dụng một phần mềm mới nên cung cấp đầy đủ thông tin về công cụ nhưng cũng cần đảm bảo rằng người nghe không bị nhấn chìm trong quá nhiều chi tiết kỹ thuật. Bạn có thể bắt đầu bằng cách cung cấp tổng quan về mục đích của phần mềm, sau đó đi sâu vào các tính năng và cuối cùng, hãy dành thời gian cho việc thực hành và hỏi đáp.
Bằng cách nắm bắt những khái niệm cơ bản này, bạn sẽ tăng khả năng thuyết trình của mình và đảm bảo rằng người nghe nhận được thông tin mà họ cần mà không cảm thấy mệt mỏi hoặc bị lạc hướng. Hãy nhớ rằng, một buổi thuyết trình tốt không chỉ là việc bạn truyền đạt thông tin, mà còn là việc bạn truyền cảm hứng cho người nghe.